Briefing é um instrumento usado para transmitir informações relevantes aos colaboradores como, por exemplo, alterações de objectivos, modos de actuação ou procedimentos. Corresponde à passagem da informação certa – da pessoa certa para a(s) pessoa(s) certa(s) – na altura certa, do modo mais ajustado e com custos reduzidos, não devendo, por isso, ultrapassar os 30 minutos.
Cuidados a observar para optimizar os resultados:
1) Escolher uma hora e local adequados, certificando-se se todos os que têm de participar o podem fazer;
2) Preparar cuidadosamente as informações a transmitir;
3) Definir as regras de participação, esclarecendo, desde início, o período em que poderão ser suscitadas questões;
4) Enunciar com clareza os propósitos do Briefing, sendo conciso e preciso;
5) Aceitar apenas as perguntas relacionadas com os assuntos versados no Briefing e clarificar todas as dúvidas que forem suscitadas e que se enquadrem nos temas apresentados;
6) Assegurar que todos ficam esclarecidos, questionando: " Mais alguma pergunta? Todos ficaram esclarecidos? "
7) Terminar a discussão fazendo um resumo e agradecendo a presença de todos.
Qualquer dia candidato-me a formanda de Briefing.