As reuniões de trabalho são um instrumento chave para uma gestão eficaz. Importa, no entanto, assegurar a sua correcta preparação. A ordem de trabalhos deve ser previamente conhecida, a informação relevante deve ser disponibilizada tempestivamente e o líder deve velar por uma condução eficiente. Muitas pessoas têm resistências em relação às reuniões porque muitas vezes não aparecem resultados ou aparecem apenas depois de intermináveis discussões, ficando, assim, com a sensação de terem desperdiçado e não investido o seu tempo. Julgamos, porém, ser de relevar que é numa reunião de trabalho que se cria e reforça o espírito de equipa: um grupo de pessoas que se juntam com o propósito de atingir um qualquer objectivo. As reuniões podem ajudar cada participante a compreender qual é o seu papel na equipa e que responsabilidades lhe são cometidas em ordem à consecução dos objectivos do grupo. Acresce que as deliberações acabam por reforçar em todos os participantes, um compromisso face às decisões tomadas e aos objectivos fixados. É, ainda, para as reuniões que os membros do grupo levam os seus conhecimentos, as suas competências e as suas experiências profissionais. A reunião é o palco de eleição para fazer despontar os efeitos da sinergia (2+2=5) que se podem traduzir na descoberta de propostas e soluções mais eficazes e mais criativas do que as resultantes de um trabalho isolado. Uma reunião para ser verdadeiramente produtiva não deve ultrapassar o número máximo de doze participantes, nem deve ter uma duração superior a duas horas e meia. Os horários devem ser sempre respeitados. A reunião deve ter sempre um objectivo: informação, resolução de problema ou decisão. Uma parte da qualidade e eficiência de uma reunião pode ser aferida pela acta que dela resultar. Quem faz o quê e para quando? São as perguntas que devem ter sempre resposta e que permitem dar continuidade ao trabalho do grupo. Em bom rigor para que poderia servir uma reunião se não levasse à concretização de acções bem definidas?
Os participantes reforçarão o espírito de equipa se receberem rapidamente o feedback da reunião. Importa, por isso, fazer circular os resultados da reunião e as suas principais conclusões , com as decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com dia e hora marcadas.
Boas reuniões...
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